Im Folgenden wird erklärt, wie in Nextcloud eine geeignete Struktur zur Datenorganisation innerhalb einer Firma definiert und erstellt werden kann.

Zu Beginn muss präzisiert werden, zu welchem Zweck die Firma Nextcloud nutzt. Im Weiteren wird entschieden, welche Benutzer erstellt werden sollen und wie diese zu Gruppen geformt werden.

Es ist sinnvoll eine grobe Ordnerstruktur mit verschiedenen Abteilungen vorzubereiten, sowie die Berechtigungen auf Gruppenebene zu vergeben.

In diesem Beispiel wird ein Konzept für eine Firma mit 10 Mitarbeitern beschrieben. Wir nennen die Firma Beispiel AG. Zusätzlich wird eine externe Person aus der Firma Partner AG inkludiert, um aufzuzeigen, wie externe Freigaben vergeben werden.

Dies ist das Organigramm der Beispiel AG, inklusive der Abteilung Marketing aus Partner AG:

Für alle Mitarbeiter der Beispiel AG wird ein Account erstellt. Die Namenskonvention der E-Mail Adressen wird als Accountname übernommen.

Dies entspricht dem folgenden Schema:
vorname.nachname@abteilung.firma.ch

Die folgenden Gruppen werden erstellt: 

• Geschäftsleitung 
• Teamleitung (Sysop) 
• Team (Sysop) 
• Finanzen 
• Personalwesen 
• Mitarbeiter

Um externe Freigaben zu erhalten wird lediglich eine E-Mail Adresse benötigt. Daher wird für Eli Fröhlich kein Account erstellt.